Shares 1857 Views

Optimiser le classement de vos documents en entreprise

Il s’agit d’une question redondante trop souvent posée en entreprise : comment optimiser le classement de vos documents ? Certains préfèrent scanner tous les documents et en faire des copies afin de les rentrer dans le système informatique. Il s’agit en effet d’une technique permettant d’économiser beaucoup de place. Cependant, il est toujours bon de garder l’original des documents. Pour cela, il n’existe pas de technique secrète, chaque document doit donc être classé, rangé et archivé dans des locaux spécifiques.

Il est recommandé de les entreposer à l’intérieur d’une salle dédiée, il sera plus simple alors de venir à sa guise afin de déposer et de trouver un quelconque document. Protégez cette salle d’un équipement anti incendie ainsi que des portes coupes feux, vous réduirez ainsi le risque de voir vos documents partir en fumée.

Pour ce qui est du classement des documents, une certaine rigueur s’impose. Suivez une méthodologie bien précise et que chacun respectera. Par exemple, utiliser des codes couleurs à l’aide de classeurs de rangement ou d’autres astuces afin de rendre le repérage des documents plus facile. Le site lacentraledubureau.com possède de nombreux articles d’aide à l’archivage de documents. Il vous sera facile de trouver la solution appropriée à votre problème d’archivage. Il est recommandé de suivre également un ordre spécifique dans le classement (par date, par importance ou encore par lettre). En appliquant cette méthode, vous êtes sûr de retrouver rapidement le document recherché.

Cependant, faut-il encore que ce document soit dans l’archive. Si vous ne le trouvez pas, c’est qu’il a été perdu ou emprunté par l’un de vos collègues. Afin d’éviter de devoir courir les bureaux à chaque document, penser à mettre à disposition un cahier qui servira de registre afin de noter chaque emprunt, la date et la personne. Si chacun veille à respecter scrupuleusement cette règle, vous n’aurez alors plus de problème d’archivage.

 

You may be interested

Direction Industrielle
147 Vues

Comment choisir des équipements de bureau ergonomiques ?

gear gamer - Jan 18, 2024

L'ergonomie au bureau est un facteur clé pour la productivité et le bien-être au travail. Sélectionner des équipements ergonomiques adéquats est donc crucial pour toute entreprise. Ces…

Uncategorized
235 Vues

Comment récolter et analyser les données en industrie ?

gear gamer - Nov 10, 2023

Comment récolter et analyser les données en industrie ? La collecte de données en industrie revêt une grande importance pour plusieurs raisons, et elle joue un rôle…

Direction Marketing
225 Vues

Comment distribuer des flyers de manière efficace pour atteindre votre public cible ?

gear gamer - Nov 07, 2023

Lorsqu'il s'agit de promouvoir un événement, un produit ou un service, la distribution de flyers demeure l'une des méthodes de marketing traditionnelles les plus efficaces. Cependant, pour…

Laisser un commentaire

Votre adresse email ne sera pas publié

Most from this category