Quelques conseils pour organiser ses documents en entreprises

Vos documents s’accumulent et vous ne savez pas comment les organiser ? Qui n’a pas passé du temps à chercher un courrier ou un dossier ? Le bon rangement de vos papiers vous permettra d’optimiser votre travail et ainsi, de gagner un temps considérable sur votre travail. Le classement et l’organisation de vos documents dans votre entreprise est une nécessité pour une bonne production. Nous vous avons listé des astuces et conseils afin d’organiser au mieux vos papiers.

Créez un endroit précis pour chaque document

Il est primordial d’archiver tous vos documents. En effet, chaque document doit avoir une place précise dans votre entreprise. Que ce soit pour les factures, les contrats, les devis, les documents administratifs ou autres, il est essentiel de hiérarchiser vos documents sous trois niveaux de classement :

• Les documents à trier
• Le regroupement des documents en plusieurs dossiers
• Le regroupement de dossiers.

Pour regrouper vos documents nous vous conseillons d’établir un plan de classement en fonction soit de la chronologie, de l’alphabétique, du numérique, ou de la systématique.
Le mieux, selon nous, est de classer vos documents par rapport aux thématiques. En effet, il sera alors plus facile de trouver directement les informations que vous cherchez sur le même sujet, rassemblées en un endroit.

Un outil indispensable : le tampon encreur

Le tampon encreur est l’outil nécessaire à avoir dans votre entreprise. Facile d’utilisation, il vous permettra de gagner un temps fou, notamment lors de l’organisation de vos documents. En effet, il permet de trier tous vos documents en fonction de leur nature. Pour ce faire, il existe de nombreuses formules standards disponibles sur les tampons, comme par exemple : « urgent », « à payer », « validé », « personnel », « original » etc… Ainsi, en un simple coup d’œil, vous pourrez identifier votre document pour le classer et ranger plus facilement.

Optez pour le classement électronique

Le classement électronique consiste à conserver vos documents sur un format numérique. Cette solution est la plus sécurisante mais surement la plus fastidieuse. Ainsi, toutes vos données sont conservées directement sur un disque dur ou alors directement sur le cloud. Le grand avantage de cette solution est qu’en classant vos documents sur le cloud, ces derniers sont accessibles à tout moment. Par ailleurs, contrairement à l’archivage physique, l’archivage électronique vous permettra de faire baisser considérablement vos coûts. En effet, il supprime les coûts d’impression, d’envoi, de classement, de reproduction et de stockage.